Hay dos formas de cuidar la tecnología de un negocio. La primera consiste en esperar a que algo falle y entonces llamar al técnico: el ordenador no arranca, la impresora no imprime, la wifi se cae, el correo no llega, la web desaparece. La segunda consiste en revisar y mantener antes de que falle, con una rutina sencilla que detecta el disco que está a punto de morir, la copia que llevaba semanas sin ejecutarse, el equipo sin actualizar o el certificado que caduca la semana que viene.
La primera forma se llama mantenimiento correctivo y se parece a conducir hasta que se enciende el piloto rojo. La segunda se llama mantenimiento preventivo, y se parece a las revisiones periódicas del coche: cuesta un poco cada cierto tiempo, y evita las averías más caras, las paradas en mal momento y los sustos con los datos.
Esta guía explica qué es el mantenimiento informático preventivo, qué tareas incluye y con qué frecuencia, cómo calcular lo que ahorra, cómo organizarlo en una pyme (con o sin proveedor externo), qué debería decir un contrato, y qué errores evitar. Sin jerga y con listas de tareas listas para usar.
Los dos tipos de mantenimiento, comparados
| Correctivo («apagafuegos») | Preventivo («revisión periódica») | |
|---|---|---|
| Cuándo actúa | Cuando ya ha fallado | Antes de que falle |
| Coste por intervención | Alto (urgencias, paradas, pérdidas) | Bajo y previsible |
| Impacto en el negocio | Parada, pérdida de datos, clientes sin atender | Mínimo, planificado |
| Estrés | Alto | Bajo |
| Predictibilidad | Ninguna | Alta |
| Seguridad | Reactiva | Proactiva |
| Vida útil de los equipos | Se acorta | Se alarga |
Existe un tercer tipo, el mantenimiento predictivo, que usa monitorización y datos (alertas de disco, temperatura, rendimiento) para anticipar fallos. En una pyme suele combinarse con el preventivo mediante herramientas de supervisión.
El objetivo no es eliminar el correctivo —siempre habrá averías imprevistas—, sino reducirlo y estar preparado para cuando ocurra.
Por qué compensa: el coste real de una avería
Una avería no cuesta solo lo que cobra el técnico. Para entender el retorno del mantenimiento preventivo conviene mirar todos los costes de un fallo:
| Concepto | Ejemplo |
|---|---|
| Reparación o sustitución | Disco, placa, equipo nuevo |
| Parada del trabajo | Horas de personas que no pueden trabajar |
| Pérdida de datos | Trabajo que hay que rehacer, o que no se recupera |
| Ventas o servicio perdido | Clientes sin atender, pedidos que no entran |
| Urgencia | Tarifas de intervención inmediata, compras sin comparar |
| Daño a la reputación | Retrasos, errores, incumplimientos |
| Riesgos de seguridad y legales | Brechas de datos, incumplimientos |
| Tiempo de gestión | Llamadas, coordinar, explicar al equipo |
Un cálculo sencillo
Coste de una parada = personas afectadas × horas de parada × coste hora + ventas perdidas + coste de reparación + coste de recuperar datos
Ejemplo ilustrativo (cifras inventadas): una incidencia en un servidor de archivos deja sin trabajar a 6 personas durante 8 horas, con un coste hora de 20 € por persona: 6 × 8 × 20 = 960 €. Si además hay que recuperar datos y se pierde un día de pedidos, la cifra sube. Un mantenimiento que reduzca a la mitad las paradas al año se paga rápidamente.
Y existe el coste invisible: las pequeñas fricciones diarias (el equipo lento, el programa que se cuelga, la impresora que no responde) que no son una avería pero consumen minutos cada día y erosionan la motivación.
Qué incluye el mantenimiento preventivo
Un buen plan cubre cinco áreas. Lo que sigue son listas de tareas con la frecuencia habitual; adáptalas a tu tamaño y a la criticidad de cada sistema.
1. Equipos y puestos de trabajo
| Tarea | Frecuencia | Por qué |
|---|---|---|
| Actualizaciones del sistema operativo y de las aplicaciones (con parches de seguridad) | Automáticas, con revisión mensual | Cierran vulnerabilidades y corrigen errores |
| Actualización de controladores y firmware | Trimestral | Estabilidad y compatibilidad |
| Comprobación de antivirus / protección de punto final (activo, actualizado, sin alertas pendientes) | Mensual (con alertas continuas) | Detecta amenazas |
| Revisión del estado del disco (salud, espacio libre) | Trimestral | Prevenir fallos y lentitud |
| Limpieza de archivos temporales y de programas innecesarios | Trimestral | Rendimiento |
| Limpieza física (polvo, ventiladores, teclados) | Semestral o anual | Evita sobrecalentamiento y apagados |
| Revisión de batería de portátiles | Semestral | Autonomía y seguridad |
| Verificación de cifrado de disco y bloqueo de pantalla | Semestral | Protección ante pérdida o robo |
| Revisión de usuarios y permisos locales | Semestral | Mínimo privilegio |
| Comprobación de copias de seguridad del equipo | Mensual | Recuperación |
| Inventario actualizado (equipo, usuario, garantía, estado) | Anual y en cada cambio | Planificar renovaciones |
Para decidir cuándo conviene sustituir un equipo, mira reparar o renovar un ordenador.
2. Red, wifi y comunicaciones
| Tarea | Frecuencia | Por qué |
|---|---|---|
| Actualización del firmware del router, cortafuegos, puntos de acceso y conmutadores | Trimestral | Los dispositivos de red son un objetivo habitual |
| Revisión de la configuración del cortafuegos y de puertos expuestos | Semestral | Cerrar accesos innecesarios |
| Comprobación de la cobertura y velocidad wifi | Semestral | Detectar zonas muertas o saturación |
| Cambio de contraseñas de wifi si ha habido bajas | Cuando proceda | Control de acceso |
| Red de invitados separada de la de trabajo | Verificación anual | Aislamiento |
| Revisión de los equipos conectados (dispositivos desconocidos) | Trimestral | Detectar intrusos o dispositivos olvidados |
| Comprobación de la conexión a internet y de la línea de respaldo | Trimestral | Continuidad |
| Cableado y armario de comunicaciones (orden, ventilación, etiquetado) | Anual | Evita averías y errores |
| Telefonía y VoIP (calidad, extensiones, desvíos) | Semestral | Atención a clientes |
3. Servidores y almacenamiento (si los tienes)
| Tarea | Frecuencia | Por qué |
|---|---|---|
| Monitorización de disco, memoria, CPU y temperatura | Continua, con alertas | Anticipa fallos |
| Actualizaciones del sistema y del software de servidor | Mensual, con ventana planificada | Seguridad y estabilidad |
| Revisión de registros de sucesos | Mensual | Detectar problemas incipientes |
| Comprobación de discos y matrices (RAID) | Mensual | Un disco fallando no avisa a veces |
| Revisión de capacidad y crecimiento | Trimestral | Evitar quedarse sin espacio |
| Revisión del SAI (UPS) y de la batería | Semestral | Protege ante cortes de luz |
| Limpieza física y condiciones ambientales | Semestral | Temperatura y polvo |
| Revisión de garantías y fin de vida | Anual | Planificar sustitución |
4. Copias de seguridad y continuidad
Es la parte más importante del preventivo: de ella depende poder recuperarse.
| Tarea | Frecuencia | Por qué |
|---|---|---|
| Comprobar que las copias se ejecutan y terminan bien | Diaria o semanal (alertas automáticas) | Una copia que falla en silencio no existe |
| Revisar qué se copia (datos nuevos, equipos nuevos) | Trimestral | Las copias se quedan desactualizadas |
| Prueba de restauración de archivos | Trimestral | Comprobar que la copia sirve |
| Prueba de restauración completa de un sistema crítico | Anual | Medir el tiempo real de recuperación |
| Revisión de la copia fuera del sitio y de la inmutable | Semestral | Protección ante desastres y ransomware |
| Actualización del plan de recuperación | Anual | Contactos, procedimientos, responsabilidades |
Tienes el detalle en copias de seguridad para pymes: la regla 3-2-1 y en backup y continuidad.
5. Seguridad y cuentas
| Tarea | Frecuencia | Por qué |
|---|---|---|
| Revisión de usuarios activos y bajas pendientes | Trimestral | Accesos olvidados |
| Revisión de administradores y permisos | Trimestral | Mínimo privilegio |
| Verificación del doble factor en cuentas críticas | Trimestral | La barrera más eficaz |
| Revisión de reglas de reenvío y aplicaciones conectadas en el correo y la nube | Trimestral | Persistencia de atacantes |
| Comprobación de SPF, DKIM y DMARC | Semestral | Entrega y anti-suplantación |
| Comprobación de caducidades (dominios, certificados, licencias) | Mensual (calendario con avisos) | Evitar caídas |
| Revisión de alertas y registros de seguridad | Semanal / mensual | Detectar anomalías |
| Formación breve de concienciación | Trimestral | La capa humana |
| Revisión del cumplimiento básico (RGPD) | Anual | Registro de tratamientos, contratos, derechos |
Tienes más detalle en contraseñas, gestor y doble factor y en protección y accesos.
6. Software, licencias y servicios en la nube
| Tarea | Frecuencia | Por qué |
|---|---|---|
| Revisión de licencias (usuarios que sobran o faltan) | Trimestral | Ahorro y cumplimiento |
| Revisión de suscripciones y renovaciones | Trimestral | Evitar pagos olvidados y duplicados |
| Actualización de aplicaciones críticas | Según el proveedor | Seguridad y funcionalidad |
| Revisión del estado de la web (disponibilidad, velocidad, actualizaciones, formularios) | Mensual | Evitar pérdidas silenciosas |
| Revisión de espacio y rendimiento en la nube | Trimestral | Costes y orden |
7. Periféricos y otros equipos
Impresoras, escáneres, móviles de empresa, tabletas, TPV, cámaras. Revisión de consumibles, firmware, conexión y acceso. Con frecuencia semestral o anual.
Un calendario de mantenimiento listo para usar
Para que no se quede en intención, conviene distribuir las tareas en el tiempo.
Cada día o semana (lo automático y las alertas)
- Alertas de copias, antivirus y monitorización revisadas.
- Incidencias abiertas y su estado.
- Actualizaciones automáticas funcionando.
Cada mes
- Revisión de parches y actualizaciones pendientes.
- Estado de copias y de antivirus en todos los equipos.
- Caducidades en el calendario (dominios, certificados, licencias).
- Registros de servidor y de seguridad.
- Estado de la web y de los formularios.
Cada trimestre
- Prueba de restauración de archivos.
- Revisión de usuarios, permisos y administradores.
- Firmware de red.
- Salud de discos, espacio y rendimiento de equipos.
- Licencias y suscripciones.
- Sesión corta de concienciación al equipo.
Cada semestre
- Limpieza física de equipos.
- Revisión del SAI, la red y la cobertura wifi.
- Cortafuegos y puertos expuestos.
- SPF/DKIM/DMARC y reglas de correo.
- Copia fuera del sitio e inmutable.
Cada año
- Restauración completa de un sistema crítico.
- Inventario completo y plan de renovación de equipos.
- Actualización del plan de recuperación y de la documentación.
- Revisión de proveedores y contratos.
- Revisión del cumplimiento (RGPD).
- Checklist de cierre de año: tienes una guía en checklist tecnológico de fin de año.
Documentación: lo que hace que el mantenimiento perdure
El mantenimiento preventivo depende de que se haga siempre igual y que no dependa de una sola persona. Eso exige una documentación mínima:
- Inventario de equipos, cuentas, licencias, dominios, proveedores.
- Mapa de la red y de los servicios (qué hay, dónde, quién lo gestiona).
- Lista de tareas con frecuencia y responsable, como las tablas de arriba.
- Registro de intervenciones: qué se hizo, cuándo, quién y qué se encontró.
- Contactos de emergencia (proveedores, banco, aseguradora).
- Procedimientos de altas, bajas y restauración.
- Accesos de emergencia guardados de forma segura (gestor de contraseñas o sobre cerrado).
Una hoja de cálculo o un documento compartido bien ordenado basta para empezar.
Cómo medir que funciona
Si el mantenimiento preventivo hace su trabajo, no se nota: simplemente hay menos problemas. Por eso conviene medir:
| Indicador | Qué dice |
|---|---|
| Número de incidencias por mes y por tipo | Si bajan los problemas repetidos |
| Tiempo de parada | Horas sin servicio en el año |
| Tiempo medio de resolución | Eficacia de la respuesta |
| Incidencias repetidas | Causas no resueltas |
| % de equipos al día (parches, antivirus, copias) | Higiene general |
| Copias verificadas (pruebas realizadas) | Capacidad real de recuperación |
| Caducidades gestionadas a tiempo | Evitar sorpresas |
| Gasto en urgencias | El coste de lo imprevisto |
| Satisfacción del equipo | Percepción del soporte |
Un informe mensual de una página con estos datos, enviado por quien mantiene los sistemas, permite ver la evolución y decidir. Si no recibes nada, nadie sabe si se está haciendo.
Quién lo hace: tres modelos
1. Interno (una persona de tu equipo)
- Ventajas: conoce el negocio, respuesta inmediata.
- Inconvenientes: una sola persona (vacaciones, bajas), conocimientos limitados, riesgo de dependencia, tiempos que compiten con su trabajo principal.
- Cuándo encaja: empresas con perfil técnico propio y parque grande.
2. Externo (proveedor de servicios gestionados o mantenimiento)
- Ventajas: equipo con varias especialidades, herramientas de monitorización, procesos, cobertura, coste previsible.
- Inconvenientes: necesita conocer tu negocio; dependes de su calidad; requiere contrato claro.
- Cuándo encaja: la mayoría de pymes sin departamento de TI.
3. Mixto
Una persona interna que coordina y un proveedor que ejecuta y aporta especialidades y guardias. Suele ser lo más equilibrado en empresas medianas.
Si estás valorando externalizar, tienes más criterios en sistemas externalizados para pymes.
Qué debe decir un contrato de mantenimiento
Pide por escrito:
Alcance
- Qué equipos y sistemas cubre (lista o criterio claro: usuarios, dispositivos).
- Qué tareas incluye y con qué frecuencia (el calendario de arriba como referencia).
- Qué queda fuera (reparaciones de hardware, proyectos, formación) y cómo se presupuesta.
Servicio
- Horario de atención (laborable, ampliado, 24x7) y canales (teléfono, correo, portal).
- Tiempos de respuesta y de resolución según gravedad (crítica, alta, media, baja), con ejemplos de cada nivel.
- Soporte remoto y presencial: cuándo y con qué coste.
- Monitorización: qué se vigila y cómo se avisa.
Seguridad y datos
- Acuerdo de confidencialidad.
- Cuentas nominales para cada técnico, nunca contraseñas compartidas.
- Mínimo privilegio y registro de accesos.
- Contrato de encargado de tratamiento si accede a datos personales (RGPD).
- Gestión de copias y de recuperación.
Informes y revisión
- Informe periódico (mensual o trimestral) con indicadores.
- Reuniones de seguimiento.
- Revisión anual del servicio y del precio.
Propiedad y salida
- Cuentas, licencias y dominios a tu nombre.
- Documentación entregable en cualquier momento y a la salida.
- Cláusula de salida con plazos y colaboración en el traspaso.
- Permanencia razonable, sin ataduras desproporcionadas.
Precio
- Modelo claro: cuota fija, por usuario o por dispositivo, bolsa de horas o mixto.
- Qué se factura aparte y a qué tarifa.
- Qué ocurre ante un aumento de equipos o usuarios.
Cuánto cuesta y de qué depende
No damos cifras porque dependen del tamaño y del nivel de servicio, pero estos son los factores que más pesan:
- Número de usuarios y dispositivos.
- Complejidad del entorno: servidores, nube, redes, aplicaciones específicas.
- Nivel de servicio: horario, tiempos de respuesta, guardias.
- Soporte remoto o presencial.
- Herramientas incluidas: monitorización, antivirus gestionado, copias, gestión de parches.
- Estado de partida: un entorno desordenado requiere un trabajo inicial de puesta a punto.
- Antigüedad del parque: equipos viejos generan más incidencias.
Cómo comparar propuestas
- Compara alcances, no solo precios. Una cuota baja que no incluye monitorización, copias ni parches no es lo mismo que una algo mayor que sí los incluye.
- Pregunta por la puesta a punto inicial y su coste.
- Desconfía de los «todo incluido sin límites» sin letra pequeña.
- Calcula el coste total frente al de un modelo correctivo: parada, urgencias y riesgos.
En Trewik ofrecemos mantenimiento informático para empresas y mantenimiento preventivo, con diagnóstico gratuito y presupuesto claro.
Mantenimiento preventivo para autónomos y microempresas
Si eres autónomo o tienes dos o tres personas, no necesitas un contrato complejo, pero sí unos hábitos mínimos. Una versión reducida:
Cada mes (30 minutos)
- Instala las actualizaciones pendientes del ordenador y del móvil.
- Comprueba que la copia de seguridad se ha hecho y que no hay errores.
- Revisa el calendario de caducidades (dominio, licencias, certificados).
Cada trimestre (1 hora)
- Restaura un archivo de prueba desde la copia.
- Revisa quién tiene acceso a tu correo, tu nube y tu web.
- Comprueba que el doble factor está activado en lo importante.
- Limpia archivos innecesarios y programas que no usas.
Cada año (2–3 horas)
- Limpieza física del portátil o del sobremesa.
- Revisa el estado de la batería y del disco.
- Haz un inventario y decide si algún equipo toca renovar.
- Repasa contraseñas críticas y códigos de recuperación.
Con este mínimo se evita una gran parte de las sorpresas.
Errores frecuentes
- Confiar en que «si funciona, no se toca». Lo que no se actualiza se vuelve vulnerable.
- Copias que nadie comprueba. El fallo habitual es descubrirlo tarde.
- Actualizar sin criterio, en horario laboral y sin copia previa, y provocar incidencias.
- No inventariar y no saber qué hay, quién lo usa ni cuándo caduca.
- Depender de una sola persona que lo sabe todo y no documenta.
- Contratar solo por precio sin mirar alcance, tiempos ni propiedad.
- No tener informes: no se sabe qué se hace ni si funciona.
- Ignorar los avisos (alertas de disco, de copias, de certificados).
- Dejar equipos sin soporte del fabricante conectados a la red.
- No separar la red de invitados de la de trabajo.
- Olvidar los dispositivos «invisibles»: router, NAS, impresoras, cámaras.
- No planificar renovaciones, y tener que comprar todo de golpe.
- Mantener solo la tecnología y olvidar a las personas: sin formación, el mejor sistema falla.
- No probar nunca el plan de recuperación.
- Mezclar lo personal y lo profesional en dispositivos y cuentas.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto debo hacer mantenimiento preventivo?
Depende de la tarea: lo crítico y automático (copias, antivirus, parches) se vigila a diario o semana; lo demás, mensual, trimestral, semestral o anual, según los calendarios de este artículo. Lo importante es la constancia.
¿Cuánto ahorra realmente?
Depende de tu punto de partida. El ahorro viene de menos paradas, menos urgencias, equipos con vida útil más larga, menos incidentes de seguridad y menos pérdidas de datos. Una forma de estimarlo: suma lo que te costaron las incidencias del último año (horas de parada, reparaciones, urgencias) y valora qué parte habría evitado una rutina preventiva.
¿Puedo hacerlo yo mismo?
Gran parte sí, sobre todo en autónomos y microempresas: actualizaciones, comprobaciones de copias, revisión de accesos, caducidades. Las tareas más técnicas (servidores, red, seguridad avanzada, monitorización) suelen requerir un profesional.
¿Qué diferencia hay entre mantenimiento y soporte?
El soporte responde a incidencias y peticiones cuando surgen; el mantenimiento preventivo se ocupa de que haya menos incidencias. Un buen servicio combina ambos.
¿Es obligatorio por ley?
No existe una obligación general de contratar mantenimiento informático, pero sí obligaciones de seguridad y de protección de datos (medidas técnicas y organizativas apropiadas al riesgo) que el mantenimiento ayuda a cumplir. Para requisitos sectoriales específicos, consulta con tu asesor.
¿Se puede hacer todo a distancia?
La mayor parte sí: parches, monitorización, copias, gestión de usuarios, seguridad. La presencia física es necesaria para limpieza de equipos, cableado, hardware y alguna revisión de red.
¿Qué hago con equipos muy antiguos?
Evalúa su soporte de seguridad y fiabilidad. Si ya no se pueden mantener seguros, planifica su sustitución escalonada en lugar de acumular parches. Criterios en reparar o renovar un ordenador.
¿Cómo sé si mi proveedor lo está haciendo bien?
Pide informes periódicos con indicadores: parches aplicados, copias verificadas, incidencias, tiempos de respuesta. Pregunta cuándo fue la última prueba de restauración. Si no hay datos, no hay forma de saberlo.
Lista de comprobación
Base
- Inventario actualizado de equipos, cuentas, licencias y proveedores.
- Calendario de tareas con frecuencia y responsable.
- Registro de intervenciones y documentación mínima.
- Accesos de emergencia guardados de forma segura.
Rutina
- Parches y antivirus supervisados todos los meses.
- Copias vigiladas con alertas y pruebas de restauración trimestrales.
- Firmware de red y cortafuegos revisado cada trimestre.
- Caducidades en un calendario con avisos.
- Revisión trimestral de usuarios, permisos y doble factor.
Anual
- Restauración completa de un sistema crítico.
- Plan de renovación de equipos.
- Revisión de proveedores, contratos y cumplimiento.
- Actualización del plan de recuperación.
Si lo contratas
- Alcance, frecuencia y exclusiones por escrito.
- Tiempos de respuesta y resolución por gravedad.
- Informes periódicos con indicadores.
- Cuentas y licencias a tu nombre; acuerdo de confidencialidad y de tratamiento de datos.
- Cláusula de salida y entrega de documentación.
En resumen
El mantenimiento preventivo no es un lujo: es la forma más económica de tener una tecnología que funciona cuando la necesitas. Se basa en hábitos sencillos, repetidos con constancia: actualizar, vigilar las copias y probarlas, revisar accesos, controlar caducidades, cuidar la red y los equipos, y documentar lo que se hace. Con ello se reducen las paradas, se alarga la vida de los equipos, se protegen los datos y se evita pagar el precio de las urgencias.
Empieza por lo más rentable: comprueba que tus copias funcionan, activa las actualizaciones automáticas, pon las caducidades en un calendario y revisa quién tiene acceso a qué.
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