Manteniment informàtic preventiu: què inclou i quant estalvia

Hi ha dues maneres de cuidar la tecnologia d'un negoci. La primera consisteix a esperar que alguna cosa falli i llavors trucar el tècnic: l'ordinador no arrenca, la impressora no imprimeix, el wifi es cau, el correu no arriba, la web desapareix. La segona consisteix a revisar i mantenir abans que falli, amb una rutina senzilla que detecta el disc que està a punt de morir, la còpia que portava setmanes sense executar-se, l'equip sense actualitzar o el certificat que caduca la setmana vinent.

La primera manera s'anomena manteniment correctiu i s'assembla a conduir fins que s'encén el pilot vermell. La segona s'anomena manteniment preventiu, i s'assembla a les revisions periòdiques del cotxe: costa una mica cada cert temps, i evita les avaries més cares, les aturades en mal moment i els ensurts amb les dades.

Aquesta guia explica què és el manteniment informàtic preventiu, quines tasques inclou i amb quina freqüència, com calcular el que estalvia, com organitzar-lo en una pime (amb o sense proveïdor extern), què hauria de dir un contracte, i quins errors evitar. Sense jerga i amb llistes de tasques llestes per fer servir.

Els dos tipus de manteniment, comparats

	Correctiu («apagafocs»)	Preventiu («revisió periòdica»)
Quan actua	Quan ja ha fallat	Abans que falli
Cost per intervenció	Alt (urgències, aturades, pèrdues)	Baix i previsible
Impacte al negoci	Aturada, pèrdua de dades, clients sense atendre	Mínim, planificat
Estrès	Alt	Baix
Predictibilitat	Cap	Alta
Seguretat	Reactiva	Proactiva
Vida útil dels equips	S'escurça	S'allarga

Existeix un tercer tipus, el manteniment predictiu, que fa servir monitoratge i dades (alertes de disc, temperatura, rendiment) per anticipar fallades. En una pime sol combinar-se amb el preventiu mitjançant eines de supervisió.

L'objectiu no és eliminar el correctiu —sempre hi haurà avaries imprevistes—, sinó reduir-lo i estar preparat per quan passi.

Per què compensa: el cost real d'una avaria

Una avaria no costa només el que cobra el tècnic. Per entendre el retorn del manteniment preventiu convé mirar tots els costos d'una fallada:

Concepte	Exemple
Reparació o substitució	Disc, placa, equip nou
Aturada de la feina	Hores de persones que no poden treballar
Pèrdua de dades	Feina que cal refer, o que no es recupera
Vendes o servei perdut	Clients sense atendre, comandes que no entren
Urgència	Tarifes d'intervenció immediata, compres sense comparar
Dany a la reputació	Retards, errors, incompliments
Riscos de seguretat i legals	Bretxes de dades, incompliments
Temps de gestió	Trucades, coordinar, explicar a l'equip

Un càlcul senzill

Cost d'una aturada = persones afectades × hores d'aturada × cost hora + vendes perdudes + cost de reparació + cost de recuperar dades

Exemple il·lustratiu (xifres inventades): una incidència en un servidor d'arxius deixa sense treballar 6 persones durant 8 hores, amb un cost hora de 20 € per persona: 6 × 8 × 20 = 960 €. Si a més cal recuperar dades i es perd un dia de comandes, la xifra puja. Un manteniment que redueixi a la meitat les aturades a l'any es paga ràpidament.

I existeix el cost invisible: les petites fricions diàries (l'equip lent, el programa que es penja, la impressora que no respon) que no són una avaria però consumeixen minuts cada dia i erosionen la motivació.

Què inclou el manteniment preventiu

Un bon pla cobreix cinc àrees. El que segueix són llistes de tasques amb la freqüència habitual; adapta-les a la teva mida i a la criticitat de cada sistema.

1. Equips i llocs de treball

Tasca	Freqüència	Per què
Actualitzacions del sistema operatiu i de les aplicacions (amb pedaços de seguretat)	Automàtiques, amb revisió mensual	Tanquen vulnerabilitats i corregeixen errors
Actualització de controladors i firmware	Trimestral	Estabilitat i compatibilitat
Comprovació d'antivirus / protecció de punt final (actiu, actualitzat, sense alertes pendents)	Mensual (amb alertes contínues)	Detecta amenaces
Revisió de l'estat del disc (salut, espai lliure)	Trimestral	Prevenir fallades i lentitud
Neteja d'arxius temporals i de programes innecessaris	Trimestral	Rendiment
Neteja física (pols, ventiladors, teclats)	Semestral o anual	Evita sobreescalfament i apagades
Revisió de bateria de portàtils	Semestral	Autonomia i seguretat
Verificació de xifrat de disc i bloqueig de pantalla	Semestral	Protecció davant de pèrdua o robatori
Revisió d'usuaris i permisos locals	Semestral	Mínim privilegi
Comprovació de còpies de seguretat de l'equip	Mensual	Recuperació
Inventari actualitzat (equip, usuari, garantia, estat)	Anual i a cada canvi	Planificar renovacions

Per decidir quan convé substituir un equip, mira reparar o renovar un ordinador.

2. Xarxa, wifi i comunicacions

Tasca	Freqüència	Per què
Actualització del firmware del router, tallafoc, punts d'accés i commutadors	Trimestral	Els dispositius de xarxa són un objectiu habitual
Revisió de la configuració del tallafoc i de ports exposats	Semestral	Tancar accessos innecessaris
Comprovació de la cobertura i velocitat wifi	Semestral	Detectar zones mortes o saturació
Canvi de contrasenyes de wifi si hi ha hagut baixes	Quan escaigui	Control d'accés
Xarxa de convidats separada de la de treball	Verificació anual	Aïllament
Revisió dels equips connectats (dispositius desconeguts)	Trimestral	Detectar intrusos o dispositius oblidats
Comprovació de la connexió a internet i de la línia de reserva	Trimestral	Continuïtat
Cablatge i armari de comunicacions (ordre, ventilació, etiquetatge)	Anual	Evita avaries i errors
Telefonia i VoIP (qualitat, extensions, desviaments)	Semestral	Atenció a clients

3. Servidors i emmagatzematge (si en tens)

Tasca	Freqüència	Per què
Monitoratge de disc, memòria, CPU i temperatura	Contínua, amb alertes	Anticipa fallades
Actualitzacions del sistema i del programari de servidor	Mensual, amb finestra planificada	Seguretat i estabilitat
Revisió de registres de successos	Mensual	Detectar problemes incipients
Comprovació de discos i matrius (RAID)	Mensual	Un disc que falla de vegades no avisa
Revisió de capacitat i creixement	Trimestral	Evitar quedar-se sense espai
Revisió del SAI (UPS) i de la bateria	Semestral	Protegeix davant de talls de llum
Neteja física i condicions ambientals	Semestral	Temperatura i pols
Revisió de garanties i final de vida	Anual	Planificar substitució

4. Còpies de seguretat i continuïtat

És la part més important del preventiu: d'ella depèn poder recuperar-se.

Tasca	Freqüència	Per què
Comprovar que les còpies s'executen i acaben bé	Diària o setmanal (alertes automàtiques)	Una còpia que falla en silenci no existeix
Revisar què es copia (dades noves, equips nous)	Trimestral	Les còpies es queden desactualitzades
Prova de restauració d'arxius	Trimestral	Comprovar que la còpia serveix
Prova de restauració completa d'un sistema crític	Anual	Mesurar el temps real de recuperació
Revisió de la còpia fora de lloc i de la immutable	Semestral	Protecció davant de desastres i ransomware
Actualització del pla de recuperació	Anual	Contactes, procediments, responsabilitats

Tens el detall a còpies de seguretat per a pimes: la regla 3-2-1 i a backup i continuïtat.

5. Seguretat i comptes

Tasca	Freqüència	Per què
Revisió d'usuaris actius i baixes pendents	Trimestral	Accessos oblidats
Revisió d'administradors i permisos	Trimestral	Mínim privilegi
Verificació del doble factor en comptes crítics	Trimestral	La barrera més eficaç
Revisió de regles de reenviament i aplicacions connectades al correu i al núvol	Trimestral	Persistència d'atacants
Comprovació de SPF, DKIM i DMARC	Semestral	Lliurament i antisuplantació
Comprovació de caducitats (dominis, certificats, llicències)	Mensual (calendari amb avisos)	Evitar caigudes
Revisió d'alertes i registres de seguretat	Setmanal / mensual	Detectar anomalies
Formació breu de conscienciació	Trimestral	La capa humana
Revisió del compliment bàsic (RGPD)	Anual	Registre de tractaments, contractes, drets

Tens més detall a contrasenyes, gestor i doble factor i a protecció i accessos.

6. Programari, llicències i serveis al núvol

Tasca	Freqüència	Per què
Revisió de llicències (usuaris que sobren o falten)	Trimestral	Estalvi i compliment
Revisió de subscripcions i renovacions	Trimestral	Evitar pagaments oblidats i duplicats
Actualització d'aplicacions crítiques	Segons el proveïdor	Seguretat i funcionalitat
Revisió de l'estat de la web (disponibilitat, velocitat, actualitzacions, formularis)	Mensual	Evitar pèrdues silencioses
Revisió d'espai i rendiment al núvol	Trimestral	Costos i ordre

7. Perifèrics i altres equips

Impressores, escàners, mòbils d'empresa, tauletes, TPV, càmeres. Revisió de consumibles, firmware, connexió i accés. Amb freqüència semestral o anual.

Un calendari de manteniment llest per fer servir

Perquè no es quedi en intenció, convé distribuir les tasques en el temps.

Cada dia o setmana (l'automàtic i les alertes)

• Alertes de còpies, antivirus i monitoratge revisades.
• Incidències obertes i el seu estat.
• Actualitzacions automàtiques funcionant.

Cada mes

• Revisió de pedaços i actualitzacions pendents.
• Estat de còpies i d'antivirus a tots els equips.
• Caducitats al calendari (dominis, certificats, llicències).
• Registres de servidor i de seguretat.
• Estat de la web i dels formularis.

Cada trimestre

• Prova de restauració d'arxius.
• Revisió d'usuaris, permisos i administradors.
• Firmware de xarxa.
• Salut de discos, espai i rendiment d'equips.
• Llicències i subscripcions.
• Sessió curta de conscienciació a l'equip.

Cada semestre

• Neteja física d'equips.
• Revisió del SAI, la xarxa i la cobertura wifi.
• Tallafoc i ports exposats.
• SPF/DKIM/DMARC i regles de correu.
• Còpia fora de lloc i immutable.

Cada any

• Restauració completa d'un sistema crític.
• Inventari complet i pla de renovació d'equips.
• Actualització del pla de recuperació i de la documentació.
• Revisió de proveïdors i contractes.
• Revisió del compliment (RGPD).
• Llista de comprovació de tancament d'any: tens una guia a llista de comprovació tecnològica de final d'any.

Documentació: el que fa que el manteniment perduri

El manteniment preventiu depèn que es faci sempre igual i que no depengui d'una sola persona. Això exigeix una documentació mínima:

1. Inventari d'equips, comptes, llicències, dominis, proveïdors.
2. Mapa de la xarxa i dels serveis (què hi ha, on, qui ho gestiona).
3. Llista de tasques amb freqüència i responsable, com les taules de dalt.
4. Registre d'intervencions: què es va fer, quan, qui i què es va trobar.
5. Contactes d'emergència (proveïdors, banc, asseguradora).
6. Procediments d'altes, baixes i restauració.
7. Accessos d'emergència guardats de manera segura (gestor de contrasenyes o sobre tancat).

Un full de càlcul o un document compartit ben ordenat n'hi ha prou per començar.

Com mesurar que funciona

Si el manteniment preventiu fa la seva feina, no es nota: simplement hi ha menys problemes. Per això convé mesurar:

Indicador	Què diu
Nombre d'incidències per mes i per tipus	Si baixen els problemes repetits
Temps d'aturada	Hores sense servei a l'any
Temps mitjà de resolució	Eficàcia de la resposta
Incidències repetides	Causes no resoltes
% d'equips al dia (pedaços, antivirus, còpies)	Higiene general
Còpies verificades (proves realitzades)	Capacitat real de recuperació
Caducitats gestionades a temps	Evitar sorpreses
Despesa en urgències	El cost de l'imprevist
Satisfacció de l'equip	Percepció del suport

Un informe mensual d'una pàgina amb aquestes dades, enviat per qui manté els sistemes, permet veure l'evolució i decidir. Si no reps res, ningú no sap si s'està fent.

Qui ho fa: tres models

1. Intern (una persona del teu equip)

• Avantatges: coneix el negoci, resposta immediata.
• Inconvenients: una sola persona (vacances, baixes), coneixements limitats, risc de dependència, temps que competeixen amb la seva feina principal.
• Quan encaixa: empreses amb perfil tècnic propi i parc gran.

2. Extern (proveïdor de serveis gestionats o manteniment)

• Avantatges: equip amb diverses especialitats, eines de monitoratge, processos, cobertura, cost previsible.
• Inconvenients: necessita conèixer el teu negoci; dependeixes de la seva qualitat; requereix contracte clar.
• Quan encaixa: la majoria de pimes sense departament de TI.

3. Mixt

Una persona interna que coordina i un proveïdor que executa i aporta especialitats i guàrdies. Sol ser el més equilibrat en empreses mitjanes.

Si estàs valorant externalitzar, tens més criteris a sistemes externalitzats per a pimes.

Què ha de dir un contracte de manteniment

Demana per escrit:

Abast

• Quins equips i sistemes cobreix (llista o criteri clar: usuaris, dispositius).
• Quines tasques inclou i amb quina freqüència (el calendari de dalt com a referència).
• Què queda fora (reparacions de maquinari, projectes, formació) i com es pressuposta.

Servei

• Horari d'atenció (laborable, ampliat, 24x7) i canals (telèfon, correu, portal).
• Temps de resposta i de resolució segons gravetat (crítica, alta, mitjana, baixa), amb exemples de cada nivell.
• Suport remot i presencial: quan i amb quin cost.
• Monitoratge: què es vigila i com s'avisa.

Seguretat i dades

• Acord de confidencialitat.
• Comptes nominals per a cada tècnic, mai contrasenyes compartides.
• Mínim privilegi i registre d'accessos.
• Contracte d'encarregat del tractament si accedeix a dades personals (RGPD).
• Gestió de còpies i de recuperació.

Informes i revisió

• Informe periòdic (mensual o trimestral) amb indicadors.
• Reunions de seguiment.
• Revisió anual del servei i del preu.

Propietat i sortida

• Comptes, llicències i dominis a nom teu.
• Documentació lliurable en qualsevol moment i a la sortida.
• Clàusula de sortida amb terminis i col·laboració en el traspàs.
• Permanència raonable, sense lligams desproporcionats.

Preu

• Model clar: quota fixa, per usuari o per dispositiu, borsa d'hores o mixt.
• Què es factura a part i a quina tarifa.
• Què passa davant d'un augment d'equips o usuaris.

Quant costa i de què depèn

No donem xifres perquè depenen de la mida i del nivell de servei, però aquests són els factors que més pesen:

• Nombre d'usuaris i dispositius.
• Complexitat de l'entorn: servidors, núvol, xarxes, aplicacions específiques.
• Nivell de servei: horari, temps de resposta, guàrdies.
• Suport remot o presencial.
• Eines incloses: monitoratge, antivirus gestionat, còpies, gestió de pedaços.
• Estat de partida: un entorn desordenat requereix una feina inicial de posada a punt.
• Antiguitat del parc: equips vells generen més incidències.

Com comparar propostes

• Compara abasts, no només preus. Una quota baixa que no inclou monitoratge, còpies ni pedaços no és el mateix que una de lleugerament més gran que sí els inclou.
• Pregunta per la posada a punt inicial i el seu cost.
• Desconfia dels «tot inclòs sense límits» sense lletra petita.
• Calcula el cost total davant del d'un model correctiu: aturada, urgències i riscos.

A Trewik oferim manteniment informàtic per a empreses i manteniment preventiu, amb diagnòstic gratuït i pressupost clar.

Manteniment preventiu per a autònoms i microempreses

Si ets autònom o tens dues o tres persones, no necessites un contracte complex, però sí uns hàbits mínims. Una versió reduïda:

Cada mes (30 minuts)

• Instal·la les actualitzacions pendents de l'ordinador i del mòbil.
• Comprova que la còpia de seguretat s'ha fet i que no hi ha errors.
• Revisa el calendari de caducitats (domini, llicències, certificats).

Cada trimestre (1 hora)

• Restaura un arxiu de prova des de la còpia.
• Revisa qui té accés al teu correu, al teu núvol i a la teva web.
• Comprova que el doble factor està activat en el que és important.
• Neteja arxius innecessaris i programes que no fas servir.

Cada any (2–3 hores)

• Neteja física del portàtil o de la torre.
• Revisa l'estat de la bateria i del disc.
• Fes un inventari i decideix si algun equip toca renovar.
• Repassa contrasenyes crítiques i codis de recuperació.

Amb aquest mínim s'evita una gran part de les sorpreses.

Errors freqüents

• Confiar que «si funciona, no es toca». El que no s'actualitza es torna vulnerable.
• Còpies que ningú no comprova. La fallada habitual és descobrir-ho tard.
• Actualitzar sense criteri, en horari laboral i sense còpia prèvia, i provocar incidències.
• No inventariar i no saber què hi ha, qui ho fa servir ni quan caduca.
• Dependre d'una sola persona que ho sap tot i no documenta.
• Contractar només per preu sense mirar abast, temps ni propietat.
• No tenir informes: no se sap què es fa ni si funciona.
• Ignorar els avisos (alertes de disc, de còpies, de certificats).
• Deixar equips sense suport del fabricant connectats a la xarxa.
• No separar la xarxa de convidats de la de treball.
• Oblidar els dispositius «invisibles»: router, NAS, impressores, càmeres.
• No planificar renovacions, i haver de comprar-ho tot de cop.
• Mantenir només la tecnologia i oblidar les persones: sense formació, el millor sistema falla.
• No provar mai el pla de recuperació.
• Barrejar el personal i el professional en dispositius i comptes.

Preguntes freqüents

Cada quant he de fer manteniment preventiu?

Depèn de la tasca: el crític i automàtic (còpies, antivirus, pedaços) es vigila a diari o setmanalment; la resta, mensual, trimestral, semestral o anual, segons els calendaris d'aquest article. El que importa és la constància.

Quant estalvia realment?

Depèn del teu punt de partida. L'estalvi ve de menys aturades, menys urgències, equips amb vida útil més llarga, menys incidents de seguretat i menys pèrdues de dades. Una manera d'estimar-ho: suma el que et van costar les incidències de l'últim any (hores d'aturada, reparacions, urgències) i valora quina part hauria evitat una rutina preventiva.

Ho puc fer jo mateix?

Gran part sí, sobretot en autònoms i microempreses: actualitzacions, comprovacions de còpies, revisió d'accessos, caducitats. Les tasques més tècniques (servidors, xarxa, seguretat avançada, monitoratge) solen requerir un professional.

Quina diferència hi ha entre manteniment i suport?

El suport respon a incidències i peticions quan sorgeixen; el manteniment preventiu s'ocupa que hi hagi menys incidències. Un bon servei combina tots dos.

És obligatori per llei?

No existeix una obligació general de contractar manteniment informàtic, però sí obligacions de seguretat i de protecció de dades (mesures tècniques i organitzatives apropiades al risc) que el manteniment ajuda a complir. Per a requisits sectorials específics, consulta amb el teu assessor.

Es pot fer tot a distància?

La major part sí: pedaços, monitoratge, còpies, gestió d'usuaris, seguretat. La presència física és necessària per a neteja d'equips, cablatge, maquinari i alguna revisió de xarxa.

Què faig amb equips molt antics?

Avalua el seu suport de seguretat i fiabilitat. Si ja no es poden mantenir segurs, planifica la seva substitució esglaonada en lloc d'acumular pedaços. Criteris a reparar o renovar un ordinador.

Com sé si el meu proveïdor ho està fent bé?

Demana informes periòdics amb indicadors: pedaços aplicats, còpies verificades, incidències, temps de resposta. Pregunta quan va ser l'última prova de restauració. Si no hi ha dades, no hi ha manera de saber-ho.

Llista de comprovació

Base

• Inventari actualitzat d'equips, comptes, llicències i proveïdors.
• Calendari de tasques amb freqüència i responsable.
• Registre d'intervencions i documentació mínima.
• Accessos d'emergència guardats de manera segura.

Rutina

• Pedaços i antivirus supervisats cada mes.
• Còpies vigilades amb alertes i proves de restauració trimestrals.
• Firmware de xarxa i tallafoc revisat cada trimestre.
• Caducitats en un calendari amb avisos.
• Revisió trimestral d'usuaris, permisos i doble factor.

Anual

• Restauració completa d'un sistema crític.
• Pla de renovació d'equips.
• Revisió de proveïdors, contractes i compliment.
• Actualització del pla de recuperació.

Si el contractes

• Abast, freqüència i exclusions per escrit.
• Temps de resposta i resolució per gravetat.
• Informes periòdics amb indicadors.
• Comptes i llicències a nom teu; acord de confidencialitat i de tractament de dades.
• Clàusula de sortida i lliurament de documentació.

En resum

El manteniment preventiu no és un luxe: és la manera més econòmica de tenir una tecnologia que funciona quan la necessites. Es basa en hàbits senzills, repetits amb constància: actualitzar, vigilar les còpies i provar-les, revisar accessos, controlar caducitats, cuidar la xarxa i els equips, i documentar el que es fa. Amb això es redueixen les aturades, s'allarga la vida dels equips, es protegeixen les dades i s'evita pagar el preu de les urgències.

Comença pel més rendible: comprova que les teves còpies funcionen, activa les actualitzacions automàtiques, posa les caducitats en un calendari i revisa qui té accés a què.

A Trewik t'ajudem amb un pla de manteniment adaptat a la teva mida, des del diagnòstic inicial fins al seguiment mensual, amb pressupost per fases. Pots començar amb un diagnòstic gratuït i sense compromís: demana'l aquí.