La majoria dels negocis només descobreixen que les seves còpies de seguretat no funcionen el dia que les necessiten. Un disc que falla, un ransomware, un empleat que esborra una carpeta per error, un portàtil robat, una actualització que falla, un incendi o una inundació: són situacions normals, no excepcionals. El que marca la diferència entre un mal dia i un negoci aturat setmanes és tenir preparat com recuperar-se.
Existeix una regla senzilla i molt estesa per organitzar-ho: la regla 3-2-1. Aquesta guia t'explica què diu, com aplicar-la en una pime sense necessitat d'una infraestructura enorme, quins errors són els més comuns, com comprovar que les teves còpies funcionen de debò i com elaborar un pla de recuperació realista. Està pensada per a qui dirigeix el negoci, i també per a qui l'administra.
Per què les còpies de seguretat no són un «extra»
Perdre dades no és un risc teòric. Les causes més habituals, de lluny, no són les espectaculars:
- Errors humans: esborrar una carpeta, sobreescriure un arxiu, buidar una paperera, modificar un full de càlcul important.
- Fallades de maquinari: discos que s'avarien sense avisar, equips que no arrenquen, servidors que s'espatllen.
- Ransomware i altres programes maliciosos que xifren o destrueixen els arxius i demanen un rescat.
- Robatori o pèrdua de portàtils i mòbils amb informació de treball.
- Fallades de programari o actualitzacions que corrompen dades.
- Empleats descontents o accessos mal gestionats que esborren informació.
- Incidents físics: incendi, aigua, pics de tensió.
- Errors del proveïdor al núvol: que les teves dades siguin «al núvol» no vol dir que estiguin a recer de tot.
- Comptes compromesos: algú entra al teu correu o al teu emmagatzematge i elimina contingut.
I la conseqüència de perdre dades no és només tècnica: és aturar el negoci. Factures que no pots emetre, clients que no pots localitzar, projectes que cal refer, obligacions legals que no pots demostrar, dades personals perdudes que a més poden suposar una bretxa que cal notificar. Una còpia de seguretat és l'assegurança més barata que existeix davant de tot això.
Què diu la regla 3-2-1
- 3 còpies de les teves dades: l'original i dues còpies més.
- 2 suports diferents: per exemple, un disc extern i el núvol. Si falla un tipus de suport, no cauen les dues.
- 1 còpia fora del teu lloc: en una altra ubicació o al núvol, per sobreviure a un incendi, un robatori o una inundació.
La lògica és simple: cadascuna de les tres condicions protegeix d'una causa diferent de fallada.
| Condició | Et protegeix de... |
|---|---|
| 3 còpies | Que falli una d'elles (o que estigui corrupta sense que ho sàpigues) |
| 2 suports diferents | Una fallada pròpia d'un tipus de tecnologia (un lot de discos defectuós, una fallada del proveïdor) |
| 1 fora de lloc | Un desastre físic a la teva oficina: incendi, robatori, aigua |
Molts experts l'amplien avui amb condicions addicionals, fins a arribar a la regla 3-2-1-1-0:
- +1 còpia immutable o desconnectada (air-gapped): que un ransomware no pugui xifrar ni esborrar. Pot ser un emmagatzematge amb bloqueig d'escriptura, versions que no es poden eliminar durant un temps, o un disc que està desconnectat tret de quan es fa la còpia.
- 0 errors: que les còpies es verifiquin i es provi la restauració.
La versió mínima raonable per a una pime d'avui és: 3-2-1 més una còpia que no es pugui alterar des dels equips més una prova de restauració periòdica.
Un exemple per a una pime de pocs llocs
Imagina una oficina amb cinc ordinadors, un arxiu compartit i correu al núvol:
- Còpia 1, l'original: les dades a l'equip o al servidor que es fan servir cada dia.
- Còpia 2, local: un NAS o disc extern amb còpies automàtiques cada nit.
- Còpia 3, fora de lloc: una còpia al núvol (amb un servei de còpia de seguretat específic) amb historial de versions i retenció.
Amb això compleixes 3 còpies, 2 suports i 1 fora del teu lloc. Per afegir immutabilitat, pots activar el bloqueig de versions a la còpia al núvol o mantenir un disc rotatori que es connecta un cop per setmana i es guarda desconnectat.
No cal una infraestructura enorme: cal que sigui automàtic i estigui vigilat.
Què has de copiar: el mapa de les teves dades
Abans de triar eines, respon una pregunta: quines dades no puc permetre'm perdre? Fes una llista, amb el teu equip, i recorre aquestes categories.
| Categoria | Exemples | On sol estar (i s'oblida) |
|---|---|---|
| Documents de treball | Contractes, pressupostos, fulls de càlcul, projectes | Servidor d'arxius, carpetes d'usuari, escriptori |
| Correu electrònic | Bústies, arxius històrics, contactes i calendaris | Servei al núvol, clients locals (PST/OST) |
| Comptabilitat i facturació | Programa de gestió, factures emeses i rebudes | Programa local, núvol del proveïdor, gestoria |
| Clients i vendes | CRM, bases de dades, historial | CRM al núvol, fulls de càlcul |
| Web i botiga en línia | Arxius, base de dades, comandes | Allotjament, plataforma de comerç |
| Aplicacions de negoci | ERP, programes sectorials | Servidor local, núvol del proveïdor |
| Equips d'usuari | Configuració, dades locals, programari | Portàtils, mòbils |
| Servidors i configuració | Màquines virtuals, configuració de xarxa, DNS | Servidor, tallafoc, router |
| Dades al núvol/SaaS | Documents a Drive/OneDrive, eines d'equip | Serveis de tercers |
| Fotografies, plànols, material tècnic | Arxius pesats | Discos externs, NAS |
Per a cadascun, anota: on és?, qui n'és el responsable?, quant canvia?, quant faria mal perdre'l?
L'error més habitual: «Això és al núvol, ja té còpia»
Els serveis al núvol (correu, emmagatzematge, eines de gestió) ofereixen alta disponibilitat, que no és el mateix que còpia de seguretat. Si esborres alguna cosa per error, si un compte es veu compromès o si un ransomware xifra els arxius sincronitzats, aquests serveis poden replicar el dany. Molts proveïdors apliquen un model de responsabilitat compartida: ells garanteixen que el servei funciona; tu ets responsable de les teves dades. Comprova quina retenció de versions i paperera ofereix el teu pla i valora una còpia independent de les teves dades crítiques al núvol.
Com implementar-la: opcions i eines
No hi ha una solució única. Aquestes són les peces habituals i quan encaixen.
Còpia local
- Disc extern connectat: barat i simple, però vulnerable (es roba, es trenca, i si està sempre connectat, un ransomware també el xifra). Útil com a complement, mai com a única còpia.
- NAS (emmagatzematge en xarxa): un dispositiu amb diversos discos que centralitza arxius i còpies. Bona opció local per a oficines. Cal mantenir-lo actualitzat i protegir-lo (no exposar-lo directament a internet i fer servir doble factor).
- Servidor d'arxius amb còpia programada.
Còpia al núvol
- Serveis de backup específics: copien els teus equips, servidors, bústies i aplicacions al núvol amb versions i retenció. Solen oferir xifrat i, en certs plans, immutabilitat.
- Backup de serveis SaaS: serveis que copien el teu correu, documents i eines d'equip de manera independent del proveïdor original.
- Emmagatzematge d'objectes amb bloqueig: per a usuaris amb perfil tècnic.
Còpia de servidors i màquines virtuals
Imatges completes del sistema per recuperar un servidor sencer ràpidament, no només els arxius. Important per recuperar amb poc temps d'aturada.
Còpia de la web i de bases de dades
Arxius del lloc i base de dades, amb una freqüència adequada al ritme de canvis (diària en una botiga, setmanal en una web estàtica). Molts allotjaments ofereixen còpies, però convé tenir-ne una de pròpia i fora del mateix proveïdor.
Què mirar en triar una solució
| Criteri | Per què importa |
|---|---|
| Automatització | El manual falla |
| Versions i retenció | Poder tornar enrere diversos dies, setmanes o mesos |
| Xifrat | Protegeix les dades en trànsit i emmagatzemades |
| Immutabilitat / protecció antiransomware | Que la còpia no es pugui esborrar o xifrar |
| Velocitat de restauració | Determina quant de temps estàs aturat |
| Alertes | Saber si una còpia falla |
| Ubicació de les dades i compliment | RGPD, contractes, transferències |
| Cost a mesura que creix | Volum de dades i nombre d'equips |
| Facilitat d'ús | Si ningú no la sap fer servir, no serveix |
Dos números que ho ordenen tot: RPO i RTO
Per dimensionar el pla, fes-te dues preguntes, amb el teu equip:
- RPO (Recovery Point Objective): quantes dades puc permetre'm perdre? Si la resposta és «un dia de treball», necessites una còpia diària. Si són «dues hores», necessites una freqüència molt més gran.
- RTO (Recovery Time Objective): quant de temps puc estar aturat? Si la resposta és «mig dia», una còpia al núvol de baixada lenta pot no valer; necessites una restauració local ràpida o una rèplica.
Un exemple il·lustratiu (els terminis són inventats):
| Sistema | RPO (pèrdua tolerable) | RTO (aturada tolerable) | Estratègia |
|---|---|---|---|
| Botiga en línia | 1 hora | 2 hores | Còpies freqüents de base de dades + còpia completa diària + pla de restauració provat |
| Facturació i comptabilitat | 1 dia | 1 dia | Còpia nocturna + còpia al núvol |
| Arxius de projectes | 1 dia | 1 dia | Còpia nocturna amb versions |
| Correu | 1 dia | mig dia | Còpia independent del proveïdor |
| Web corporativa | 1 setmana | 1 dia | Còpia setmanal + còpia després de cada canvi |
| Portàtils d'usuari | 1 setmana | 1–2 dies | Còpia de documents + imatge base |
Aquesta taula és el teu mapa de decisions: el que costa més recuperar ràpid costa més; no tot necessita el mateix.
Errors freqüents
Confondre sincronitzar amb fer còpia
Si una carpeta se sincronitza amb el núvol i algú l'esborra, la modifica per error o un virus la xifra, el canvi es replica a tot arreu. Una còpia de debò guarda versions anteriors i no s'altera pel que passi a l'original. Sincronitzar és còmode; no és protegir.
Còpies manuals
«Em recordo de fer-ho els divendres» dura fins al primer divendres amb pressa. Les còpies han de ser automàtiques, programades i amb avís de fallada.
Deixar el disc de còpia sempre connectat i accessible
Si l'equip s'infecta, la còpia s'infecta amb ell. Una còpia ha d'estar protegida del que li passi a l'original: desconnectada, en una altra xarxa, amb credencials diferents o immutable.
No copiar el correu i les aplicacions al núvol
El correu corporatiu és, per a molts negocis, el major arxiu de coneixement i compromisos que existeix. I sovint no té una còpia independent.
No xifrar les còpies
Especialment les que surten de la teva oficina o viatgen per internet. Un disc robat o un servei compromès amb dades personals sense xifrar pot ser una bretxa de dades.
No provar mai la restauració
La còpia que no s'ha provat és una hipòtesi. Fallades comunes: la còpia no inclou el que es pensava, està corrupta, triga dies a baixar, falta la clau de xifrat o ningú no sap com es restaura.
Guardar les claus i accessos només al mateix lloc
Si la clau de xifrat de la còpia és a l'equip que s'ha perdut, la còpia no es pot obrir. Les credencials del servei de còpies han d'estar en un lloc segur i accessible per a almenys dues persones de confiança.
Creure que «com que ho tinc al RAID, estic a recer»
El RAID protegeix davant la fallada d'un disc, no davant d'esborrat, ransomware, robatori o incendi. És disponibilitat, no còpia.
Que sigui una única persona la que sap com funciona
Si aquesta persona falta, ningú no sap restaurar. Documenta el procediment i comparteix el coneixement.
Copiar només els arxius i no el sistema
Per a un servidor o un equip crític, tenir els arxius no n'hi ha prou: reinstal·lar i reconfigurar pot portar dies. Valora copiar també la imatge del sistema.
Descuidar les dades «petites» però vitals
Configuració de la xarxa, registres DNS, claus de llicències, certificats, configuració del tallafoc. Semblen detalls fins que cal reconstruir-los de memòria.
Una còpia que no s'ha provat és una esperança
La part més descuidada és restaurar. Convé fer proves amb periodicitat:
Prova ràpida (cada trimestre)
- Tria un arxiu i una carpeta a l'atzar.
- Restaura'ls en un altre lloc (no sobre l'original).
- Comprova que s'obren i són complets.
- Anota quant has trigat.
Prova completa (almenys un cop l'any)
- Tria un sistema crític (un servidor, un equip clau, la web i la seva base de dades).
- Restaura'l complet en un entorn de proves.
- Comprova que funciona: l'aplicació arrenca, dades al dia, accessos.
- Anota el temps total: aquest és el teu RTO real.
- Anota el que ha fallat o ha requerit ajuda i corregeix-ho.
Simulacre de desastre (cada un o dos anys)
Simula que es perd alguna cosa important (un servidor, l'oficina) i assaja el pla: qui fa què, en quin ordre, amb quines eines, a qui s'avisa. Descobriràs buits que cap paper no mostra.
Ransomware: per què canvia les regles
El ransomware és un programa maliciós que xifra els arxius i exigeix un pagament per tornar-los. El que el fa tan nociu és que ataca també les còpies de seguretat: els atacants busquen discos connectats, recursos de xarxa i credencials del sistema de còpies per esborrar-les o xifrar-les abans de mostrar el missatge de rescat.
Per això les còpies modernes han de resistir:
- Immutabilitat: versions que no es poden modificar ni esborrar durant un període, ni tan sols amb credencials d'administrador.
- Separació de credencials: el compte que gestiona les còpies no és el mateix que es fa servir a diari, i està protegit amb doble factor.
- Aïllament: almenys una còpia desconnectada o en una xarxa diferent.
- Retenció suficient: el programari maliciós pot estar dies o setmanes abans d'actuar; si només guardes les últimes 24 hores, copiaràs arxius ja xifrats. Conserva diverses versions al llarg del temps.
- Monitoratge: alertes davant de canvis massius d'arxius o esborraments inusuals.
I recorda: la millor defensa és evitar l'entrada. Tens una guia de com reconèixer els atacs més comuns a phishing a la pime.
RGPD i còpies de seguretat
Les còpies contenen dades personals, i per tant estan subjectes a les mateixes obligacions:
- Seguretat: xifrat, accessos controlats, registres.
- Encarregats del tractament: si fas servir un servei de còpies al núvol, és un encarregat: necessites contracte i comprovar on s'emmagatzemen les dades.
- Conservació: defineix quant de temps guardes les còpies. Conservar-les indefinidament manté dades que potser ja hauries d'haver esborrat.
- Dret de supressió: quan algú demana que esborris les seves dades, què passa amb les còpies? La pràctica habitual és que les dades s'eliminen dels sistemes actius i desapareixen de les còpies quan aquestes caduquen segons el cicle de retenció, amb garanties que no es restauren per a usos no permesos. Convé que la teva política ho expliqui.
- Bretxes: una còpia perduda o robada sense xifrar pot ser una bretxa de dades personals.
Més detalls a RGPD a la web.
Un pla de recuperació d'una pàgina
No necessites un document llarg. N'hi ha prou amb un full que qualsevol pugui seguir en un mal dia:
| Pregunta | Resposta (per omplir) |
|---|---|
| Quins sistemes són crítics i en quin ordre es recuperen? | 1. Correu, 2. Facturació, 3. Arxius, 4. Web |
| On són les còpies de cadascun? | Llista amb ubicació i responsable |
| Qui restaura i qui n'és el suplent? | Noms i telèfons |
| On són les credencials i les claus de xifrat? | Gestor de contrasenyes / sobre tancat |
| A qui avisem (proveïdor, banc, asseguradora, clients)? | Llista de contactes d'emergència |
| Quant de temps tardem en cadascun? | Resultat de l'última prova |
| Com treballem mentrestant? | Procediment alternatiu (paper, correu temporal) |
| Quan va ser l'última prova? | Data i resultat |
Impresa i guardada en un lloc accessible (no només al servidor que pot estar caigut), és més útil que qualsevol pla perfecte que ningú no recorda.
Quant costa i de què depèn
No donem xifres perquè canvien molt, però aquests són els factors:
- Volum de dades a copiar i quant creix.
- Nombre d'equips, servidors i bústies.
- Freqüència i retenció (cada quant es copia i quant de temps es guarden les versions).
- Nivell de protecció (xifrat, immutabilitat, aïllament).
- Velocitat de recuperació necessària (RTO).
- Serveis SaaS que vulguis protegir.
- Suport i supervisió: qui vigila que les còpies funcionin i qui restaura.
- Compliment (ubicació de dades, contractes).
Una idea per valorar la inversió: calcula quant et costaria un dia (o una setmana) d'aturada i de pèrdua de dades, i compara-ho amb el cost anual d'una bona estratègia de còpies. Gairebé sempre, la comparació és aclaparadora.
Una llista de comprovació ràpida
Marca el que ja compleixes. Si no pots marcar-ne la majoria, no és motiu d'alarma, sinó un bon punt de partida.
- Sé quines dades són crítiques (facturació, clients, documents, correu).
- Hi ha còpia automàtica, no manual.
- Hi ha almenys una còpia fora de l'oficina.
- Almenys una còpia no es pot esborrar ni xifrar des dels equips.
- Les còpies estan xifrades.
- He provat una restauració en els últims sis mesos.
- Algú rep un avís si una còpia falla.
- Els comptes del servei de còpies són a nom de l'empresa.
I aquestes altres, per anar un pas més enllà:
- Tinc definit quantes dades puc perdre (RPO) i quant de temps puc estar aturat (RTO) per a cada sistema.
- El correu i les aplicacions al núvol tenen còpia independent.
- Les claus de xifrat i credencials del sistema de còpies estan guardades fora del propi sistema, i almenys dues persones hi poden accedir.
- Hi ha un pla de recuperació per escrit.
- Hi ha un període de retenció definit que respecta el RGPD.
- Més d'una persona sap restaurar.
Preguntes freqüents
Cada quant he de fer còpies?
Depèn de quantes dades puguis permetre't perdre. Per a la majoria de pimes, una còpia diària (nocturna) de les dades de treball és el mínim raonable. Els sistemes que canvien constantment (botiga en línia, base de dades de comandes) necessiten còpies més freqüents.
N'hi ha prou amb el disc dur extern?
Com a complement, sí; com a única solució, no. Es trenca, es roba i, si està connectat, el pot xifrar un ransomware. La regla 3-2-1 demana, a més, una còpia fora del teu lloc.
Google Drive, OneDrive o Dropbox són una còpia de seguretat?
Són serveis d'emmagatzematge i sincronització, amb funcions de versions i paperera que ajuden, però no substitueixen una còpia independent: els esborraments i els xifrats per ransomware es poden replicar, i les versions tenen terminis limitats. Per a dades crítiques, afegeix una còpia independent.
Amb quina freqüència he de provar la restauració?
Una prova ràpida d'un arxiu cada trimestre i una restauració completa d'un sistema crític almenys un cop l'any. I sempre que canviïs la solució de còpies.
Quant de temps he de conservar les còpies?
Depèn del negoci i de les obligacions legals. Un esquema habitual: còpies diàries durant unes setmanes, setmanals durant uns mesos i mensuals durant un any o més per a certes dades. Defineix el criteri per escrit i aplica'l, tenint en compte el RGPD.
Què faig amb les còpies antigues d'empleats que se'n van anar?
Defineix una política: què es conserva, quant de temps i qui hi pot accedir. Les dades personals no s'han de guardar indefinidament sense motiu.
Necessito una còpia del correu si faig servir Microsoft 365 o Google Workspace?
Aquests serveis inclouen paperera i retenció limitades, i funcionen sota un model de responsabilitat compartida. Si el correu és crític per al teu negoci, una còpia independent és una protecció raonable davant d'esborraments, comptes compromesos o errors.
I si tinc un servidor d'arxius a l'oficina?
És el cas més clàssic: necessita còpia local ràpida (per restaurar amb rapidesa), còpia fora de l'oficina i, si és possible, una versió immutable. També convé copiar la imatge del servidor si vols recuperar-lo ràpid després d'una avaria.
En resum
La regla 3-2-1 —tres còpies, dos suports, una fora del teu lloc, amb una d'extra immutable— és una manera senzilla i provada de reduir el risc de perdre el que el teu negoci no es pot permetre perdre. Però una regla és només la meitat de la feina: l'altra meitat és automatitzar, vigilar, xifrar i, sobretot, provar que es pot restaurar.
Comença pel més simple: fes la llista del que és crític, comprova quines còpies existeixen avui, restaura un arxiu de prova i anota quant trigues. Amb aquesta informació, ja saps per on començar.
A Trewik revisem com estàs protegit avui, dissenyem un pla de còpies proporcionat al teu negoci i comprovem que es pot restaurar. Pots veure com ho abordem a backup i continuïtat i a Núvol i infraestructura. I si vols una primera ullada sense compromís, demana el teu diagnòstic gratuït.